1. L’accesso e la consultazione dell’Archivio Diocesano di Conversano e dell’Archivio Capitolo Cattedrale di Conversano sono liberi e gratuiti.
2. La consultazione deve avvenire nelle sale di lettura e alla presenza del personale incaricato secondo il seguente orario: lunedì-venerdì: ore 9.30-13.00 (pomeriggio su appuntamento).
3. Lo studioso ha l’obbligo di compilare l’apposito modulo di consultazione in tutte le sue parti e firmarlo. I dati personali restano secretati e tutelati come da legge sulla privacy.
4. Lo studioso deve depositare all’ingresso borse, cartelle, contenitori vari, libri personali tenendo lo stretto necessario per le annotazioni (carta, penna, matita, PC portatile).
5. É vietato l’uso di penne biro o matite sui documenti originali e qualsiasi altra manipolazione degli stessi o qualsiasi azione che possa pregiudicare l’integrità e la corretta conservazione del materiale documentario, compresi l’ordine e la sequenza cronologica stabilita.
6. Controlli del materiale in consultazione possono essere operati in qualsiasi momento dal personale incaricato.
7. É consentita la consultazione di un solo pezzo archivistico per volta.
8. É escluso il prestito del materiale documentario. Ne è consentita la sola consultazione.
9. Le pergamene sono consultabili solo su materiali digitalizzati con uso del PC fornito dall’Archivio. Saranno consentiti la visione e lo studio degli ortogonali soltanto per specifici studi di paleografia e diplomatica.
10. La Direzione può escludere dalla consultazione e/o dalla riproduzione fotografica i documenti il cui stato di conservazione sconsigli tali operazioni.
11. É vietato sottrarre documenti, buste, fotocopie, francobolli e altro che appartiene al patrimonio archivistico dell’Archivio Diocesano di Conversano in quanto reato al demanio pubblico e penalizzabile ai sensi di legge.
12. La direzione, al termine della consultazione, verifica l’integrità dei pezzi archivistici: gli ammanchi e/o le manomissioni, saranno denunciati alla Soprintendenza Archivistica, ai Carabinieri, e alla Polizia Municipale.
13. Durante la consultazione non è consentito disturbare il perfetto silenzio o assumere comportamenti poco rispettosi nei confronti della documentazione, del luogo e del personale; è fatto divieto assoluto di fumare.
14. I documenti devono essere restituiti ogni volta all’archivista e ricomposti nello stato in cui sono stati consegnati. Ci si può avvalere, previa richiesta, del diritto di prelazione.
15. La richiesta di riproduzione dei documenti scritti e pergamenacei deve essere redatta su apposita domanda. Sarà la Direzione stessa a provvedere alla riproduzione digitale. La richiesta di fotoriproduzione va inoltrata alla Direzione e, dopo relativa autorizzazione, sarà eseguita all’interno dallo stesso servizio di Archivio, con la corresponsione delle spese previste dall’organo amministrativo.
16. Lo studioso che, a seguito della consultazione di materiale documentario, realizza pubblicazioni o tesi di laurea si obbliga a consegnare una copia del suo lavoro in materiale cartaceo o digitale, riservandosene tutti i diritti d’autore.

Art. 1 – A norma del can. 491 § 2, delle disposizioni canoniche in materia e dell’ “Intesa tra il Ministro per i beni e le attività culturali e il Presidente della Conferenza Episcopale Italiana relativa alla conservazione e consultazione degli archivi d’interesse storico e delle biblioteche degli enti e istituzioni ecclesiastiche” del 18 aprile 2000, è costituito, nella Diocesi di Conversano, l’Archivio Diocesano di Conversano (ADC). L’Archivio ha sede presso i locali del Seminario Diocesano, in via Paolotti 2 Conversano (Bari).

Art. 2 – L’ADC è formato dall’insieme della documentazione e degli scritti della Curia diocesana,del capitolo della Cattedrale, degli Enti ecclesiastici dipendenti dall’Autorità diocesana o di singole persone e istituzioni, fatti pervenire in deposito, in donazione o a qualsiasi altro titolo giuridico. Ai proprietari degli archivi che confluiscono nell’ADC viene garantita la piena e continua proprietà del materiale depositato, nonché la disponibilità d’uso, in conformità alle norme in materia archivistica, sia canoniche che civili, e ad accordi particolari, purché non contrastanti con esse. Salvo dichiarazione diversa, i depositi rimangono inoltre sempre a piena disposizione dell’Ente o della persona depositante, compresa la facoltà di richiamare in sede il proprio archivio.

Art. 3 – L’ADC è creato per i seguenti fini istituzionali:

Art. 4 – Responsabile della gestione tecnico-amministrativa dell’ADC è il Direttore, che può essere affiancato da un Vice-direttore, il quale rappresenta a tutti gli effetti l’Archivio anche nei rapporti con l’Autorità civile e risponde del suo operato direttamente al Vescovo diocesano.

Art. 5 – Il Consiglio archivistico diocesano collabora e coadiuva, con funzione consultiva, il Direttore dell’ADC, per il conseguimento dei fini istituzionali di cui all’art. 3. Il Consiglio è composto da: il Direttore e dal ViceDirettore dell’ADC, dall’Ufficio Tecnico Diocesano per i Beni Culturali. Tutti i componenti del Consiglio sono nominati dal Vescovo diocesano.

Art. 6 – Il Consiglio dovrà essere convocato dal Direttore una volta all’anno e ogni qual volta che, a giudizio del Direttore stesso o del Vescovo diocesano, sia opportuno acquisirne il parere.

Art. 7 – Il Direttore dell’ADC deve essere in possesso della preparazione specifica, competenza e titoli previsti dalle leggi canoniche ed è nominato dal Vescovo diocesano.

Art. 8 – Per lo svolgimento dei suoi compiti istituzionali il Direttore dell’ADC è dotato di piena autonomia gestionale; predispone ogni anno il bilancio preventivo e quello consuntivo e li sottopone al Vescovo diocesano per l’approvazione.

Art. 9 – Il Direttore, su delega del Vescovo diocesano, deve impegnarsi a conseguire i fini istituzionali dell’ADC, di cui all’art. 3 del presente Statuto. In particolare deve:

Art. 10 – Il Direttore è abilitato ad accogliere in deposito temporaneo o perpetuo presso l’ADC, gli archivi degli enti ecclesiastici della diocesi o di privati che ne facciano richiesta, salva la proprietà e piena disponibilità in favore dei depositanti.

Art. 11 – Il Direttore, su delega del Vescovo diocesano e in base al can. 491 § 3, cura e richiede che in tutti gli archivi dipendenti dall’Autorità ecclesiastica diocesana vi sia una corretta applicazione delle disposizioni ecclesiastiche generali (cf, per esempio, il can. 535 §§ 4 e 5) e particolari.

Art. 12 – Spetta al Direttore dell’ADC assicurare uniformità nell’applicazione delle leggi e delle disposizioni in materia archivistica oltre che emanare direttive vincolanti: sugli interventi di conservazione, riordino, inventariazione, apertura al pubblico e consultazione degli archivi ecclesiastici; sulla ristrutturazione edilizia dei depositi; sulle richieste di contributi. Sempre il Direttore dell’ADC è tramite tra i proprietari o possessori a vario titolo di archivi ecclesiastici dipendenti dall’Autorità diocesana e il Vescovo diocesano o l’Autorità civile, per tale motivo ogni detentore di archivi ecclesiastici dipendenti dall’Autorità diocesana sarà tenuto a informarlo di qualsiasi iniziativa e ad attuarla dopo averne avuto il consenso scritto.

Art. 13 – Nel caso in cui gli archivi parrocchiali siano in pericolo di spogliazione, di degrado o di distruzione, il Direttore dell’ADC può intervenire disponendo il deposito coatto di tali archivi nel luogo ritenuto più idoneo e per il tempo necessario. In questi casi non viene comunque pregiudicato il diritto di proprietà dei singoli enti o persone.

Art. 14 – Al Direttore dell’ADC spetta indicare, sentite le parti eventualmente interessate, i luoghi e le modalità di conservazione degli archivi di enti ecclesiastici soppressi o che hanno cessato definitivamente la propria attività.